Versammlungsmanagement Praktiken hëllefen d'Produktivitéit ze verbesseren

Inhalt

• Versammlung Management Schlëssel - Stand PAT
• Start Är Reuniounen op Zäit
• Halt d'Sëtzung um Thema
• Hält a verdeelt Versammlungsnotizen / Minutte
• Ënnen Linn

Mir verbréngen vill vun eisem Schaffliewen a Reunioune. A ville Fäll féieren schlecht Versammlungsmanagementpraxis zu enger onproduktiver Notzung vun der Zäit vun de Participanten. An engem ähnlechen Artikel, bidde mir Orientatioun fir fënnef gemeinsam Sëtzungszenarien a produktiv Evenementer ze maachen. Hei sinn zousätzlech Iddien fir d'Verstäerkung vun der Nëtzlechkeet, Produktivitéit an Impakt vu Reunioune.

Versammlung Management Schlëssel - Stand PAT

E puer Manager hunn eng P.A.T. Approche zu Versammlungen, erfuerderlech a Purpose, an Agenda, an a Tam Kader. D'Participanten mat dësen kritesche Punkte vum Kontext virun der Sitzung bewaffnen, garantéiert datt d'Leit sech virbereet hunn fir matzemaachen an d'allgemeng Absicht vun der Sëtzung z'ënnerstëtzen. Eng kloer P.A.T. outline hëlleft eng produktiv Sessioun ze garantéieren.

Dir sollt fäeg sinn den Zweck vun der Versammlung an 1 oder 2 Sätz ze definéieren. "Dës Versammlung ass déi nei Marketing Kampagne ze plangen" oder "Dës Versammlung ass déi nei Politik vun der Versandkonsum fir d'Iwwerleeung vun de Rendementer ze iwwerpréiwen." Den Zweck hëlleft derfir ze suergen datt jidderee weess firwat se do sinn, wat muss gemaach ginn a wéi de Fortschrëtt guidéiert a fuert fir eng Schlussfolgerung.

Set eng Agenda. Lëscht déi Artikelen déi Dir wäerte iwwerschaffen / diskutéieren / inspizéieren. Mir gären eng Zäitlimit zu all Agendaartikel unerkennen (kuckt ënnen) an identifizéieren déi Persoun déi verantwortlech ass fir d'Diskussioun ze moderéieren. Set eng Zäitframe; op d'mannst ee Start an Enn Zäit. Mir recommandéieren och eng Dauer fir all Element op der Agenda ze setzen. Dës sollten op déi gesamt Zäitframe ofhalen.

Start Är Reuniounen op Zäit

Wann Dir an enger vun dëse Kulturen schafft, wou d'Leit a Versammlungen de ganzen Wee bis zu fënnef oder zéng Minutte no der geplangter Ufankszäit trieden, ass et Zäit en neien Trend ze starten. Eng Firma encouragéiert hir Verwalter d'Dier op der geplangter Startzäit ze zoumaachen, an déi déi ze spéit sinn net wëllkomm. Iwwerdeems dëst kann méi draconian sinn wéi Dir këmmert fir ze handelen, sollt Dir keng Qualen hunn fir d'Sëtzung op Uerdnung ze bréngen, iwwer den Zweck ze iwwerpréiwen an Erwaardungen an den Timing ze bestätegen.

Waart net op Stréimännchen fir ze weisen. Wann een ze spéit ukënnt, gitt net zréck a kuckt wat schonn ofgedeckt gouf. Fuert weider mat Äre Treffen Themen. Dëst wäert onglécklech sinn fir de Straggler an d'Chancen ze verbesseren datt hien / hatt op der nächster Sëtzung zu Zäit ukomm ass.

Wann den Organisateur / Sponsor vun der Versammlung net op Zäit weist, betruecht d'Sëtzung annuléiert a gitt zréck op d'Aarbecht. Eng Waardezäit vu fënnef bis siwe Minutte ass raisonnabel. Odde sinn, de Sëtzungsorganisator ass op eng onerwaart Schwieregkeet gelaf an hätt léiwer datt Dir Är Zäit net op hie / hatt waart.

Halt d'Sëtzung um Thema

Eng gutt Praxis ass et engem der Roll ze iwwerloossen jidderengem op der Streck ze halen wärend der Versammlung. Ze dacks dreift Diskussiounen an degradéiere se zu enger Wirbel vu Meenungen, Iddien, Fakten an Emotiounen. Amplaz, beurteelt Dir d'Roll a informéiert jidderengem deen d'Präsenz ass datt dës Persoun interjectéiert wann a wann d'Diskussioun vun der Agenda a spezifesch Diskussiounsart ofgeet. An e puer Firmen gëtt dës Roll als "Traffic Cope" bezeechent, an anerer "Thema Keeper." Onofhängeg vum Label, d'Roll ass extrem hëllefräich fir d'Effektivitéit an d'Produktivitéit vun Äre Reuniounen ze stäerken.

Wann zousätzlech Themen entstoe sinn, déi net aus der Agenda sinn, awer wichteg ze diskutéieren, sollten déi kloer ageholl ginn an op der "Parkplaz" gesat gi fir zukünfteg Iwwerleeung an Diskussioun oder fir eng diskret Reunioun. De Versammlungsbesëtzer behält sech d'Recht eng kleng divergent Diskussioun z'erméiglechen, wann et de Gesamtversammlung Zweck ënnerstëtzt.

Hält a verdeelt Versammlungsnotizen / Minutte

Eppes, anescht wéi den Organisatiounsversammlung, soll Minutte vun der Versammlung halen. Eng gutt Opnam vun de Minutte gëtt enthalen:

• Versammlungszäit, Datum, Standuert
• Beschreiwung vum Zweck
• Kopie vun der Agenda
• Lëscht vun de Participanten an eng Lëscht vun deenen déi net opgeholl goufen
• Eng detailléiert Zesummefaassung vun de Conclusiounen, Handlungsartikelen, Verantwortung an Datumen fir dat ofgeschloss. Vill Notenmakers benotzen d'Agenda als Guide fir d'Lëschte vu Conclusiounen an Aktiounen ze maachen.
• Geplangte Suivi Reunioun wa wierklech gebraucht.

Ideal verdeelt d'Versammlungsnotizen sou séier wéi méiglech nom Schluss vun der Sëtzung an absolut bannent engem Aarbechtsdag. D'Minutten an d'Notizen déngen als eng wichteg Erënnerung fir d'Participanten souwéi eng Informatiounsquell fir aner Akteuren oder, fir déi, déi d'Sëtzung verpasst hunn. D'Minuten sinn e super Mëttel fir ze belaaschten fir d'Leit an d'Teamen un hir engagéiert Verfollegungsaktiounen z'erënneren.

Ënnen Linn

Et ass méiglech datt eng Versammlung zu engem positiven Resultat resultéiert, hëlleft Projekter an d'Leit weiderzebréngen, zielen einfach net op. E puer Flichtegkeet a bewosst Stäerkung vun Äre Meeting Management Techniken verbesseren Är Chancen fir e super Resultat ze féieren.